Articolazione degli uffici

L'ufficio protocollo riceve, registra e smista la documentazione destinata alle varie Ripartizioni ed Uffici Comunali. Anche la posta pervenuta via e-mail viene regolarmente protocollata e consegnata agli Uffici interessati. La corrispondenza dall'esterno può essere consegnata a mano a tale ufficio negli orari di apertura, e di norma viene recapitata all'ufficio destinatario nell'arco della stessa giornata, o entro il successivo giorno lavorativo. L'Ufficio può attestare il ricevimento di un documento apponendo un timbro con la data di arrivo ed il numero di registrazione su una copia del documento stesso. Tutta la posta in arrivo, comprese le e-mail, viene scannerizzata dall'Ufficio, per consentirne una rapida ricerca e visualizzazione, in previsione di una futura progressiva eliminazione del materiale cartaceo. Inoltre, affranca per la spedizione, tutta la corrispondenza in partenza di tutti gli uffici comunali. L'ufficio Archivio cura il riordinamento, la conservazione e la fruizione della documentazione comunale prodotta nel corso dello svolgimento dell'attività amministrativa. L'archiviazione degli atti viene fatta per categoria, classe e sottoclasse. Gli atti classificati vengono depositati nell'archivio corrente e successivamente nell'archivio storico in base alla normativa vigente.

I Servizi Demografici sono gli uffici che si occupano del controllo della popolazione: tengono ed aggiornano il registro di popolazione, che comporta le tempestive registrazioni del movimento demografico dei cittadini che risiedono nel Comune, rilasciano le relative certificazioni; tengono ed aggiornano i registri di Stato Civile (Cittadinanza, Nascita, Matrimonio, Morte); tengono ed aggiornano le liste elettorali e si occupano delle consultazioni elettorali.
In ogni Paese che intenda considerarsi civile è fondamentale garantire gli status dei propri cittadini (cittadinanza, nascita, matrimonio, unione civile, morte). Il servizio dello stato civile ha la funzione di acclarare tali status attraverso la registrazione amministrativa di tutti gli eventi, le dichiarazioni e manifestazioni di volontà, i fatti giuridici che costituiscono, modificano o estinguono le connesse condizioni e situazioni personali, mediante appositi atti giuridici detti appunto atti di stato civile, soggetti ad accertamenti e particolari forme di pubblicità. Le numerose norme che disciplinano i diversi eventi ed istituti che devono essere registrati negli atti di stato civile, dal codice civile alle leggi in materia di filiazione, adozione e diritto al nome, dal matrimonio alle unioni civili, separazione e divorzio, dalla cittadinanza alla legge di diritto internazionale privato, le convenzioni internazionali, i regolamenti UE, ed altre ancora. Il sindaco è ufficiale dello stato civile ed agisce in questo ruolo come ufficiale di governo: le funzioni di ufficiale dello stato civile vengono delegate dal sindaco ai dipendenti del comune, per i quali è necessario superare un apposito corso di abilitazione alle funzioni, al fine di garantire un livello di formazione adeguato alla complessità delle mansioni da svolgere. L'ufficiale di stato civile forma, conserva ed aggiorna gli atti di stato civile, ed è tenuto ad uniformarsi alle istruzioni impartite dal Ministero dell'Interno. L'ufficiale dello stato civile svolge un compito che richiede grande preparazione per assicurare la corretta applicazione di un quadro normativo quanto mai vasto, tenendo conto anche della giurisprudenza di più alto profilo.